Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Firma

Etmita UG (haftungsbeschränkt)

Adresse

Nieder Straße 10, 65795 Hattersheim am Main, Deutschland

Geschäftsführer

Mohammad Ghadery

E-Mail

[email protected]

Website

www.etmita.com

Register

Amtsgericht Frankfurt am Main, HRB 143789

USt-IdNr.

DE455715354

Die Voraussetzungen für die Benennung eines Datenschutzbeauftragten (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) liegen derzeit nicht vor. Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an [email protected].

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Beantwortung Ihrer Anfragen und die Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, soweit Ihre Interessen nicht überwiegen.

Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO; bis zu zehn Jahre) entgegenstehen.

Die Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Bei jedem Aufruf werden technisch erforderliche Daten verarbeitet und in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge;
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite), sofern vom Browser übermittelt;
• Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website und in der Abwehr von Angriffen. Diese Zugriffsprotokolle des Webservers werden höchstens 14 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Sie werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Der Zugriff auf unsere Website erfolgt über das Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare stellt die TLS-Verschlüsselung bereit, liefert Inhalte aus und schützt die Website vor Überlastungs- und anderen Angriffen. Dabei verarbeitet Cloudflare technische Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, und übermittelt uns das aus der IP-Adresse ermittelte Land, das wir ausschließlich zur Vorauswahl der Sprache (Deutsch/Englisch) verwenden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere, schnelle Auslieferung der Website). Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und keine vergleichbaren Technologien (z. B. Pixel, Fingerprinting) ein. Gespeichert werden nur Informationen, die für die von Ihnen genutzten Funktionen unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• NEXT_LOCALE – speichert die Sprache, die Sie über den Sprachumschalter gewählt haben; wird nur nach dieser Auswahl gesetzt, Speicherdauer 12 Monate;
• theme – speichert das gewählte helle oder dunkle Design, nur wenn Sie es umschalten, Speicherdauer 12 Monate;
• etmita_session – nur beim Anmelden im nicht öffentlichen Verwaltungsbereich; für Besucher der Website wird dieses Cookie nicht gesetzt.

Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Die weitere Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen; die Website wird dann mit den Standardeinstellungen angezeigt.

Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen; eine Verbindung zu Google oder anderen Schriftartenanbietern findet nicht statt.

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmen und Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Das Kontaktformular wird über den Dienst EmailJS der EmailJS Pte. Ltd., Singapur, an unser E-Mail-Postfach übermittelt. Die Server von EmailJS stehen in den USA. EmailJS verarbeitet dabei Ihre Formularangaben und Ihre IP-Adresse. Die Speicherung des Nachrichtenverlaufs bei EmailJS ist deaktiviert. Für die Übermittlung in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss (Singapur, USA) haben wir mit EmailJS die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); EmailJS verarbeitet die Daten in unserem Auftrag.

Unser E-Mail-Postfach wird von der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Anfrage, wenn sie abschließend bearbeitet ist, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wenn Sie sich über das Formular auf unserer Karriereseite (etmita.com/careers) bewerben, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns senden: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Wohnort, Links zu beruflichen Profilen, Berufserfahrung, frühester Eintrittstermin, Ihr Anschreiben und optional Ihren Lebenslauf (PDF).

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Ihre Anfrage). Nach unserer Entscheidung bewahren wir sie auf, um uns gegen Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verteidigen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Rechtsverteidigung).

Speicherort und Empfänger: Die Bewerbung wird ausschließlich auf unserem eigenen Server in Deutschland gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Zugriff haben nur die Personen bei uns, die über die Besetzung entscheiden. Technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter: Hetzner Online GmbH (Hosting) und Cloudflare, Inc. (Übertragung, siehe Abschnitt 5).

Speicherdauer: Wir löschen die Bewerbung samt Lebenslauf automatisch sechs Monate nach unserer Entscheidung (Absage oder Einstellung); solange noch nicht entschieden ist, sechs Monate nach Eingang. Die Frist folgt aus § 15 Abs. 4 AGG und § 61b Abs. 1 ArbGG. Lebensläufe sind nicht in unseren Sicherungskopien enthalten; die übrigen Angaben bleiben nach der Löschung höchstens 30 Tage in unseren Datensicherungen, bis diese überschrieben oder gelöscht werden. Wenn wir Sie einstellen, übernehmen wir die erforderlichen Angaben in die Personalakte.

Rücknahme: Sie können Ihre Bewerbung jederzeit zurückziehen. Eine E-Mail an [email protected] genügt; dann löschen wir sie sofort. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist erforderlich, damit wir Ihre Bewerbung bearbeiten können; alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten unserer Kunden, Lieferanten und Dienstleister sowie ihrer Ansprechpersonen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; bei Ansprechpersonen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für die Dauer der Geschäftsbeziehung und der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Buchungsbelege bewahren wir acht Jahre auf, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

Eingangsrechnungen und Belege: Rechnungen und Belege, die wir erhalten, lesen wir mit einer KI-gestützten Texterkennung aus, um die Rechnungsangaben zu erfassen und die Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug zu prüfen. Das Ergebnis ist ein Vorschlag; über Buchung und Zahlung entscheidet ein Mensch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den steuer- und handelsrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an einer fehlerarmen und zügigen Buchhaltung). Der Dienstleister verwendet die Belege nicht zum Training von KI-Modellen und löscht sie in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO); eine E-Mail an [email protected] genügt.

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, insbesondere bei SaaS-Leistungen wie MITA Base und Passfest, handeln wir als Auftragsverarbeiter und schließen vor Beginn der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab. Verantwortlicher ist in diesen Fällen der Kunde.

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies in dieser Erklärung beschrieben ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger sind unsere Auftragsverarbeiter:

• Hetzner Online GmbH, Deutschland – Hosting und E-Mail;
• Cloudflare, Inc., USA – Auslieferung und Schutz der Website (EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln);
• EmailJS Pte. Ltd., Singapur, Server in den USA – Übermittlung des Kontaktformulars (Standardvertragsklauseln);
• Anthropic Ireland, Limited, Irland, mit Verarbeitung durch Anthropic, PBC in den USA – KI-gestützte Erkennung von Eingangsbelegen (Standardvertragsklauseln).

Eine Kopie der jeweiligen Garantien für Drittlandübermittlungen erhalten Sie auf Anfrage unter [email protected].

Unsere Website enthält Links zu LinkedIn, GitHub sowie zu den Websites unserer Produkte (mitabase.com, passfest.de). Es handelt sich um einfache Links, keine eingebetteten Inhalte: Daten werden erst übertragen, wenn Sie einen Link anklicken. Für die Verarbeitung auf diesen Seiten ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
• Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an [email protected].

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Behörde

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Adresse

Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

Website

datenschutz.hessen.de

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere:

• TLS-Verschlüsselung aller Verbindungen;
• Zugang zum Verwaltungsbereich nur für befugte Personen und nur mit einem zweiten Faktor (TOTP);
• Passwörter nur als gesalzener Hash (bcrypt), Wiederherstellungscodes nur als Hash;
• Sitzungscookie mit den Merkmalen HttpOnly, Secure und SameSite=Strict;
• Speicherung der Daten auf unserem eigenen Server in Deutschland;
• regelmäßige Datensicherungen; heruntergeladene Datensicherungen sind verschlüsselt (AES-256-GCM);
• regelmäßige Sicherheitsupdates.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Soweit wir Eingangsbelege automatisch auslesen (Abschnitt 9), bereitet das nur die Bearbeitung durch einen Menschen vor.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie jederzeit unter https://etmita.com/de/privacy.